Firmar un documento ante notario siempre ha implicado pedir cita, desplazarse hasta una notaría, sentarse frente al profesional y revisar el papel antes de firmarlo. Era un proceso presencial que parecía difícil de imaginar de otra manera. Sin embargo, esa imagen ya ha empezado a cambiar en España y, desde finales de 2023, algunos trámites notariales pueden realizarse también a distancia mediante videoconferencia.
El cambio tiene bastante más detrás que la simple incorporación de una cámara y una firma electrónica. Es consecuencia de una reforma legal que abrió la puerta a la actuación notarial por medios digitales en determinados supuestos. En concreto, la Ley 11/2023, de 8 de mayo, incorporó al ordenamiento español distintas normas europeas relacionadas, entre otras cuestiones, con la digitalización de actuaciones notariales y registrales. La reforma modificó la Ley del Notariado y estableció la posibilidad de realizar determinados actos mediante videoconferencia, sin que el ciudadano tenga que desplazarse físicamente hasta la notaría.
Esto no significa que, de repente, cualquier documento pueda firmarse desde el sofá de casa. La vía online está limitada a determinados actos y exige cumplir una serie de requisitos. Además, el notario sigue desempeñando las mismas funciones de control y asesoramiento: comprobar la identidad de quien interviene, verificar su voluntad y capacidad y asegurarse de que el consentimiento se presta de forma libre y consciente.
La diferencia está, sobre todo, en el lugar desde el que se realiza el trámite. En determinados casos, la pantalla sustituye al desplazamiento hasta el despacho, algo que puede resultar especialmente práctico para personas que viven lejos, tienen dificultades para desplazarse o necesitan realizar una gestión con cierta rapidez.
Es, en definitiva, otro paso en la transformación digital de unos trámites que durante generaciones estuvieron ligados casi exclusivamente al papel y a la presencia física. Y aunque todavía existen límites y situaciones en las que sigue siendo necesaria la comparecencia presencial, la posibilidad de hacer determinadas actuaciones notariales por videoconferencia empieza a cambiar la relación entre ciudadanos y notarías.
¿Por qué no se puede firmar «cualquier cosa» por videollamada?
Antes de entrar en el listado, queremos aclarar una idea importante: la firma notarial por videollamada no es un cauce genérico válido para cualquier trámite, sino que la ley establece una lista tasada de actos y negocios jurídicos concretos para los que sí es posible, dejando la puerta abierta a que esa lista se amplíe en el futuro por vía reglamentaria. Es decir, no todo lo que se firma ante notario puede hacerse hoy por videoconferencia —una compraventa de vivienda, por ejemplo, todavía requiere presencia física en la mayoría de los casos—, pero el catálogo de trámites disponibles online ya es considerablemente amplio y cubre buena parte de las gestiones habituales en el ámbito mercantil y de apoderamientos.
¿Qué documentos se pueden firmar hoy por videollamada?
Estos son, en concreto, algunos de los actos que la normativa permite otorgar y autorizar mediante videoconferencia ante notario. Aunque los nombres puedan resultar bastante técnicos, en la práctica se trata de operaciones que forman parte de la actividad habitual de empresas y particulares:
Las pólizas mercantiles. Son documentos que recogen determinados contratos y operaciones de carácter empresarial, como puede ocurrir con una financiación o un crédito concedido por una entidad financiera. En determinados casos, el proceso puede hacerse a distancia y la entidad puede enviar la póliza directamente a la sede electrónica notarial, sin que su representante tenga que acudir físicamente a la notaría.
La constitución de sociedades y otros actos relacionados con empresas. La vía telemática permite, entre otras operaciones, constituir una sociedad cuando las aportaciones al capital son dinerarias, es decir, cuando los socios aportan dinero. También pueden realizarse por esta vía determinados nombramientos de administradores, apoderamientos y otras decisiones societarias, como ampliaciones o reducciones de capital, fusiones, escisiones, disoluciones y liquidaciones. Son trámites habituales cuando una empresa cambia su estructura o atraviesa una nueva etapa.
Los poderes para pleitos y otros poderes específicos. Un poder notarial permite autorizar a otra persona para que actúe en nombre propio en determinadas circunstancias. Por ejemplo, mediante un poder para pleitos se puede autorizar a un representante para intervenir en un procedimiento judicial. También existen poderes destinados a realizar gestiones ante una Administración pública o a actuar en determinados asuntos concretos. La posibilidad de otorgarlos por videoconferencia puede evitar desplazamientos cuando la persona que necesita concederlos se encuentra lejos.
La revocación de poderes. Si anteriormente se había concedido un poder y se quiere dejar sin efecto, también puede realizarse la revocación por esta vía en los casos permitidos. Hay una excepción importante: los poderes generales preventivos no pueden revocarse mediante este procedimiento digital.
La cancelación de hipotecas. Cuando una persona termina de pagar un préstamo hipotecario, la deuda económica puede estar saldada, pero todavía hay que realizar determinados trámites para que la hipoteca deje de constar registralmente sobre la vivienda. La cancelación de la hipoteca es el proceso mediante el cual se formaliza esa situación y, en los supuestos previstos, también puede tramitarse mediante videoconferencia ante notario.
Las actas de junta general. Las sociedades celebran juntas para tomar decisiones importantes, como aprobar las cuentas anuales, modificar determinados aspectos de su funcionamiento o adoptar acuerdos sobre su estructura. El acta notarial recoge lo ocurrido durante una de estas reuniones y deja constancia formal de los acuerdos y circunstancias relevantes.
Los testamentos en situaciones de confinamiento por epidemia. Se trata de una previsión excepcional pensada para circunstancias en las que un confinamiento impida o dificulte seriamente acudir físicamente a una notaría. No es, por tanto, una vía pensada para utilizarse de manera habitual, sino para situaciones extraordinarias como las que se vivieron durante la pandemia.
Las declaraciones de obra nueva y las divisiones horizontales. La declaración de obra nueva es el trámite mediante el que se deja constancia jurídica de que se ha construido un inmueble o una determinada edificación. La división horizontal, por su parte, es la que permite organizar jurídicamente un edificio en diferentes elementos independientes, como viviendas, locales, garajes o trasteros, cada uno con su propia titularidad. La normativa permite determinados trámites de este tipo por videoconferencia, siempre que no impliquen una extinción de condominio ni una adjudicación de la propiedad.
Además, la normativa deja abierta la posibilidad de incorporar otros actos que se determinen reglamentariamente en el futuro. Es decir, el listado no tiene por qué permanecer cerrado para siempre y podría ampliarse a medida que la digitalización de la actividad notarial avance y se incorporen nuevas posibilidades.
Se trata, como puede verse, de un elenco centrado sobre todo en el ámbito mercantil y societario —constituciones de empresa, poderes, actas de junta— junto con algunos supuestos civiles muy concretos, como la cancelación de hipotecas o las declaraciones de obra nueva. No es casualidad: buena parte de la reforma responde a una directiva europea orientada a facilitar la actividad empresarial y reducir barreras administrativas para las compañías, especialmente las de menor tamaño, dentro del mercado único.
¿Cómo funciona en la práctica una firma notarial por videollamada?
El procedimiento se apoya en la sede electrónica notarial, a través del Portal Notarial del Ciudadano, una plataforma creada por el Consejo General del Notariado para facilitar determinados trámites a distancia. Tal y como explican los profesionales de Notaría Pérez Juan, mediante dicho portal, el usuario puede ponerse en contacto con el notario por videoconferencia cuando el trámite permite esta modalidad, además de consultar y gestionar la documentación relacionada con el proceso.
Durante la comparecencia, el experto comprueba la identidad del interesado, revisa que se cumplen los requisitos necesarios y resuelve las dudas que puedan surgir antes de formalizar el documento. Para la firma es necesario contar con un sistema de identificación y firma electrónica válido, como el DNI electrónico o un certificado digital. Una vez completado el trámite, la documentación puede obtenerse también por medios electrónicos. Las copias incorporan un código seguro de verificación (CSV), una combinación única de letras y números que funciona como una especie de identificador del documento. Al introducir ese código en el sistema de verificación correspondiente, es posible comprobar que la copia es auténtica y que coincide con el documento que consta en los registros notariales. De este modo, el destinatario puede verificar su validez sin necesidad de tener delante el documento original en papel.
La digitalización cambia principalmente la forma de acceder al servicio, pero no las garantías que acompañan a la intervención notarial. En aquellos actos para los que la normativa permite la vía telemática, el usuario puede realizar la gestión sin necesidad de desplazarse físicamente hasta el despacho.
¿Qué ventajas aporta este modelo frente a la firma presencial?
Más allá de la comodidad evidente de no tener que desplazarse físicamente a una notaría, este modelo tiene implicaciones prácticas importantes en varios escenarios:
Personas que residen fuera de España. Españoles residentes en el extranjero, o extranjeros con intereses en España, pueden formalizar determinados trámites sin necesidad de viajar ni de acudir a un consulado.
Empresas con socios o administradores en distintas ubicaciones. Actos como el nombramiento de cargos, las actas de junta o los apoderamientos mercantiles pueden resolverse sin necesidad de coordinar desplazamientos de todas las partes a un mismo lugar.
Situaciones de movilidad reducida o urgencia. Para quienes por motivos de salud, edad o circunstancias personales tienen dificultades para desplazarse, la firma por videollamada elimina una barrera que antes podía complicar considerablemente trámites cotidianos como la cancelación de una hipoteca ya pagada.
Escenarios excepcionales, como una epidemia. La inclusión expresa del testamento en situación de confinamiento muestra que el legislador ha tenido en cuenta también contextos de fuerza mayor en los que la presencia física puede no ser recomendable ni posible.
Un modelo que, según el propio sector, seguirá ampliándose
Tanto desde el ámbito notarial como desde el jurídico se coincide en que el actual listado de actos disponibles por videollamada es solo un primer paso. La propia redacción de la ley, al dejar abierta la posibilidad de incorporar reglamentariamente nuevos supuestos, sugiere que trámites hoy reservados a la presencia física —como determinadas compraventas o constituciones de hipoteca— podrían incorporarse a este cauce en el futuro, en la medida en que el sistema demuestre su fiabilidad y se resuelvan las cuestiones técnicas y de seguridad jurídica que un cambio de ese calado exige.
En cualquier caso, lo que ya es una realidad consolidada es que buena parte de la actividad notarial vinculada al mundo mercantil y societario —constituciones de sociedades, apoderamientos, actas de junta, cancelaciones de garantías— puede resolverse hoy sin necesidad de pisar una notaría, gracias a una infraestructura digital que combina la agilidad de la videoconferencia con las garantías de seguridad jurídica propias de la función notarial, y que previsiblemente seguirá ganando peso dentro del funcionamiento habitual de las notarías españolas.
