Si vas a montar tu propia empresa o abrir una nueva oficina es necesario que conozcas cuáles son los aparatos y dispositivos básicos con los que debes contar. Porque con mobiliario y estos aparatos prácticamente puedes comenzar la actividad, o al menos sería el punto de partida a la hora de equipar el local. Si no sabes cuáles son lee este artículo hasta el final porque te vamos a señalar los 7 aparatos y dispositivos básicos en una oficina.
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Equipos informáticos
Hoy en día cualquier empresa por pequeña que sea necesita de equipos informáticos. Así, que en función del número de trabajadores que tengas o de los profesionales que los vayan a necesitar debes dotar a tu equipo de ordenadores.
Puedes optar por los tradicionales ordenadores de sobremesa u optar por portátiles si en alguna ocasión los van a necesitar fuera de la oficina. Tú eliges, pero hoy en día cualquier empresa necesita equipos informáticos para todo tipo de tareas.
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Teléfono
Otro aparato básico que es necesario en cualquier oficina es un teléfono. Y es que hay que ofrecer una línea de contacto a los clientes y proveedores. Por lo que al menos debe haber un teléfono que funcione como centralita y que puedan utilizar todos los empleados para ponerse en contacto con clientes. Aunque en función del tipo de sector al que pertenezca tu compañía o el trabajo que realicen tus empleados en la oficina sería conveniente habilitar una terminal en cada escritorio.
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Router o Internet
Actualmente el internet es indispensable en cualquier empresa porque se utiliza para enviar correos, actualizar las redes sociales o realizar videollamadas con los clientes. Así que está claro que será necesario contar con un router o conexión a Internet en la oficina.
Debes saber que dotar de Internet a un establecimiento u oficina puede llevar algo de tiempo. Por lo que ponte en contacto cuanto antes con la compañía escogida para fijar una cita para habilitar la línea. Y es que en algunos casos el proceso se puede demorar semanas porque los técnicos no cuentan con citas libres para establecer la conexión.
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Impresora
Un aparato básico en una oficina es la impresora. Y es que aunque muchos documentos se encuentren en la nube o no haya necesidad de descargarlos de la red otros es conveniente tenerlos en papel. Por ejemplo, en una oficina se imprimen a diario facturas, contratos y documentos informativos. Así que este aparato es imprescindible en cualquier centro de trabajo.
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Fotocopiadora
Otro aparato recomendable es la fotocopiadora, ya que hay que tener varias copias de varios documentos. Eso sí, debes saber que si no es habitual tener que hacer uso de una fotocopiadora en tu trabajo puede ser suficiente con una impresora con escáner, ya que con este aparato se podrá escanear los documentos e imprimir tantas copias como sea necesario.
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Destructora de papel
A diario en una oficina se maneja multitud de documentos con información sensible que tras su uso hay que destruir. Por ello, hay que contar con una destructora de papel que hará que la información del papel sea ilegible.
Además, hay que indicar que hay que destruir por ley todos los documentos que contengan datos personales. Esto se refleja en el artículo 92.4 de la Ley Orgánica de Protección de Datos que dice: “Siempre que vaya a desecharse cualquier documento o so- porte que contenga datos de carácter personal deberá procederse a su destrucción o borrado, mediante la adopción de medidas dirigidas a evitar el acceso a la información contenida en el mismo o su recuperación posterior”.
Así que la destructora de papel es fundamental, o si no se dispone de ella hay que contratar a una empresa para que se encargue de la destrucción de documentos. “Como empresa de destrucción confidencial de documentos recogemos en las instalaciones del cliente los documentos en envases cerrados. Después procedemos a la destrucción confidencial de documentos y empacado según norma DIN 66399 nivel P4. Una vez realizado el proceso se emite el correspondiente certificado de destrucción de documentos y un listado de expurgos realizados”, explican desde Git Doc Cadema, empresa especializada en transformación digital que también realizar destrucción confidencial de documentos.
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Alarma de seguridad
Y el último aparato o dispositivo básico que debe haber en una oficina es una alarma de seguridad. Para proteger a todo el mobiliario, evitar robos y también aumentar la seguridad de los trabajadores. Hay diferentes sistemas de alarmas de seguridad y en función de las necesidades será mejor escoger uno u otro.
